こんにちは。
パーキングドクタープラス編集部です。
マンション管理組合の運営方針を決める大イベントである総会。総会にて議題として取り扱う議案を可決するには、管理組合員であるマンション住民の承認が必要です。この承認の方法には、「通常決議」と「特別決議」の2種類があります。
こちらのページでは、総会とは一体どのようなものなのか、また、通常決議と特別決議は何がどのように違うのかを解説していきたいと思います。
マンションにおける総会とは
総会とは、マンション管理組合における意思決定機関です。マンションで暮らす上での規約(ルール)の見直し、決算や事業報告、建物や敷地の管理に関しての事柄の決定、修繕工事の実施などが決議されます。
マンション管理組合には理事が存在します。ただ、理事に物事の決定権はありません。あくまでも管理組合の代表として物事を進めるという立場です。
マンションは、多くの区分所有者の共有物です。ですから、総会という場でしか決定できないことがたくさん存在します。総会は「マンションで暮らす上で大事なことは管理組合みんなで決めましょう」というスタンスの集会と思ってください。
総会では、一般的に管理者である理事長が議長を務め、他の理事たちが議案に関する報告役を担当するケースが多いです。管理会社によっては補佐を務めてくれるところもあるようです。
分譲マンションでは、少なくとも毎年1回は必ず総会を開催しなければならないと区分所有法で定められています。ちなみに、区分所有法とは、国が定めたマンションに関する法律です。
総会は2種類あります。年に1回決められた時期に実施される「通常(定期)総会」と、緊急対応が必要だと判断されたときに実施される「臨時総会」です。
通常(定期)総会は、建物管理事項の報告と承認、事業報告および収支決算報告、監査報告、次年度の事業計画及び収支予算などの課題が話し合われます。開催される時期として年に1回、会計時期の最終日から2～3か月以内に実施されます。
臨時総会は、理事会が必要と認められたときに開催されます。
例えば、
・緊急事態やトラブルが起こって通常総会の開催まで待てないとき
・通常総会で議論がまとまらずに再度決議を行わなくてはならないとき
などが当てはまります。
臨時総会も管理規約に沿って行います。
管理規約とは、区分所有法(国が定めたマンションに関する法律)に沿って作られます。各マンションの区分所有者(マンション住民)の意思で決まり、運営されます。
総会の参加者は、基本的に区分所有者全員です。
総会に出席ができない場合は、書面によって議決を行えたり、代理人を立てることができると区分所有法で定められています。
書面による場合は、各事案への賛成または反対の意見を表明した議決行使書を管理者である理事長に提出します。また、代理人を立てる場合は、代理人を選出したことを証明するための委任状を理事長に提出します。
総会が成立するには、議決権総数の半数以上を有する組合員が総会へ出席する必要があります。(「半数以上」なので、議決権総数が50であれば、25も含みます)
ちなみに、書面による議決権行使書や委任状を提出した人も出席とみなされます。
つまり、実際に出席した人と、委任状や議決権行使書を提出した人の議決権総数の合計が、議決権総数の半数以上を超えれば、総会が成立するというわけです。
逆に半数に満たない場合は、総会を開催することはできません。後日改めて召集し開催するという流れになります。
総会での議案を議決する方法として「普通決議」と「特別決議」という2つの方法があります。
通常総会で議論される議案は、過半数の賛成があれば可決されます。しかし、一般の議案よりももっと重要なものは「特別決議」といってそれ以上の賛成が必要です。
それぞれの議案を普通決議に決定するか、それとも特別決議で決めるかというのは、区分所有法によって定められています。
では、どんな議案が「普通決議」や「特別決議」に当てはまるのでしょうか？詳しく見ていきましょう。
総会の普通決議とは
普通決議は、日常の管理運営に関する事項についての決議です。
以下の事項を決定することができます。
- 前年度の管理組合の活動報告
- 前年度の会計報告（管理費会計や修繕積立金会計などの収支決算）
- 収支予算案と事業計画案
- 使用細則の改定（制定や変更や廃止）
- 管理費や修繕積立金の改定
- 次の役員の選任（理事や監事など）
これは各マンションの管理規約に定められていますが、国土交通省より発行されているマンション標準管理規約（単棟型）では、以下のようになっています。（抜粋）
・議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。
・総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する。
マンション標準管理規約は、管理組合が管理規約を作成・変更する際の標準的なモデルとすることを目的に作成されています。
つまり多くのマンションでは、議決権総数の1/2以上の出席で総会が成立し、出席者(委任状や議決権行使書も含め)の賛成が過半数以上であれば可決されると考えられます。
自分たちのマンションではどのように定められているのか、確認しておくと良いでしょう。
総会の特別決議とは
特別決議は、区分所有者の生活に大きな影響を与える重要な事項を決定する決議です。
特別決議では、以下の8つの事項を決定することができます。
- 管理規約の改定[同法第31条]（制定や変更や廃止）
- 管理組合法人の設立および解散[同法第47条]
- 共用部分の敷地や附属の変更[同法第17条・第21条]（階段部分をエレベーターに改造する工事など）
- 大規模消滅における建物の復旧[同法第61条第5項]
- 建物の建て替え[同法第62条]
- 専有部分の使用禁止の請求[同法第58条]（共同の利益に反するその恐れがある行為に対して）
- 区分所有権の競売の請求[同法第59条]
- 占有者に対する引渡し請求[同法第60条]
上記にあげた議案のうち「建物の建て替え」を除いた7つの事項は「組合員総数の3/4以上の出席」かつ「議決権総数の3/4以上の賛成」で可決されます。
建物の建て替えの決議だけは、「組合員総数の4/5以上の出席」かつ「議決権総数の4/5以上の賛成」が必要となります。
建物の建て替えは、マンション住民の生活において特に大きな影響を与えるものです。ですから、他の事項よりもさらに多くの賛成が必要となり、成立へのハードルが必然的に高くなるという訳です。
では、老朽化した機械式駐車場を撤去し、平面駐車場を設ける計画がある場合は、普通決議なのでしょうか？それとも特別決議でしょうか？
機械式駐車場は、マンションの附属の施設です。なので、特別決議の事項にある「共用部分の敷地や附属設備の変更」に該当します。
また、標準管理規約の第47条において
その形状または効用の著しい変更を伴う、敷地および共有部分等の変更は、総会の特別決議が必要であり、駐車場の増改築工事などで、大規模なものや著しい加工を伴うものはこれに該当する
と記載されています。
機械式駐車場の増設、撤去工事、および平面駐車場への変更などの工事は、大規模で著しい加工を伴います。ということで、機械式駐車場の増設や撤去などの決議は、特別決議にて組合員総数の3/4以上の出席かつ議決権総数の3/4以上の賛成が必要となります。
マンションの総会決議における注意点
議決権数は、マンションの管理規約によって定められています。
専有部分の床面積によって議決権数を定めているところもありますし、全ての部屋が均等に1住戸につき1議決権が付与されるところもあります。
区分所有法の第14条と第38条では、
各共有者の持分は、その有する専有部分の床面積の割合による
各区分所有者の議決権は、規約に別段の定めがない限り、第14条に定める割合による
と書かれています。
議決権数は、専有部分の床面積の割合を基礎として算定する方法が適当ではありますが、各部屋の面積があまり変わらないなら、1住戸につき1議決を与えることも管理規約の定めによって与えることも可能であるというわけです。
それぞれのマンション管理規約によって議決権数の与え方は違いますので、確認しておきましょう。
ここまで議決や議決権についてお話してきましたが、マンションに住んでいれば誰でも議決権が与えられる訳ではありません。実は、部屋を借りている賃借人の居住者は、組合員ではないので議決権は与えられないのです。
しかし、賃借人はそのマンションの一部屋を借りて生活している訳ですので、総会で決議された内容には従う必要があります。ちなみに、賃借人は議決権はないですが、総会に出席して意見を述べることはできます。
多くの組合員に参加してもらえるよう、管理者である理事長は、総会の開催日を早めにマンション住民に知らせておくことが大切です。
区分所有法第35条によると
集会の招集の通知は、会日より少なくとも一週間前に会議の目的たる事項を示して各区分所有者に発しなければならない。ただし、この期間は規約で伸縮することができる
と示されています。
つまり、総会の開催日についての案内状は最低でも開催日より1週間以上前にマンション住民に知らせる必要があります。(ただし、この期間は伸縮できることから標準管理規約では2週間前としています)
総会の案内文(お知らせ)には、総会の日時、場所、議題(総会の目的)を記入し、案内文と一緒に「総会議案書」を添付するのが一般的です。
総会は、管理規約に定められた組合員の出席数(委任状含む)がなければ成立しません。
特に特別議決を成立するには組合員の3/4の出席が必要となります。
なるべく多くの人に出席してもらえるよう、総会の開催のお知らせは少なくとも開催日の2週間前には行うようにすると良いでしょう。
総会の議事の内容については、議事録を作成しなくてはなりません。
区分所有法第42条にて
集会の議事については、議長は書面または電磁的記録により、議事録を作成しなければならない
と示されています。
なぜ、議事録が必要なのでしょうか？
それは、議決事項を証明するための証拠資料として重要だからです。
議決された内容は欠席者や反対者も含めて実行することになります。後日、トラブルを防止するためにも、総会で何が議決されたのか、適正に開催されたのか、といった記録を残しておくことが非常に重要となってきます。
この議事録は、一般的に管理者である理事長が保管します。そして関係者の請求があった場合、管理者はこの議事録を閲覧させる必要があります。(区分所有法第33条)
ちなみに、議事録の作成は管理会社に任せている管理組合が多いようですが、最終チェックは議長である理事長が行います。
総会と普通決議・特別決議の違いまとめ
マンション管理組合の重要なイベントである総会。
総会の決議方法には、普通決議と特別決議の2つの種類があります。
普通決議は、日常の管理運営に関する事項についての決議で、特別決議は、規約改正や建て替えなど区分所有者の生活に大きな影響を与える重要な事項を決定する決議です。
普通決議と特別決議の決定的な違いは、決議に必要な議決権数です。特別決議の議案では、より多くのマンション住民の賛成を得ないと可決されません。
少しでも多くの組合員に総会に出席してもらえるよう、日頃から広報活動を充実させたり、アンケートを実施して組合員の声を聞いたり、管理組合への関心が高まるよう働きかけることが大切かもしれませんね。
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